Электронная почта - это один из основных способов отправки письменных сообщений, и вряд ли это когда-либо изменится. Это легко, быстро и не требует печати.
Прошли те дни, когда вам приходилось ждать неделю или больше, чтобы получить письмо или ответ по почте. Нет необходимости совершать экстренные поездки на почту, чтобы взвесить ваши конверты и забрать достаточно штампов для счетов и писем. На самом деле, многие люди даже не обращались к конверту и не отправляли письмо через почтовое отделение США.
Электронная почта стала одним из самых простых и быстрых способов общения как лично, так и в бизнесе. Это стало таким явлением, что когда-либо надежная Почтовая служба Соединенных Штатов пытается найти способы остаться в бизнесе.
Неудивительно, что этикет электронной почты, часто называемый сетевым этикетом , является горячей темой для современной культуры. Электронные письма отправляются каждый день широким кругом населения США. Большинство предприятий используют электронную почту для общения с сотрудниками в течение дня. Почти в каждом домохозяйстве есть по крайней мере один компьютер с доступом в Интернет, и в этих домохозяйствах есть мамы, папы, дети, подростки и, возможно, даже бабушки и дедушки, причем все или большинство из них получают и отправляют электронные письма.
Мы живем в микроволновом, интернет-обществе, и никто не хочет тратить время на написание от руки письма, хотя оно гораздо более интимное и личное. Тем не менее, есть много обстоятельств, при которых электронная почта работает лучше, чем обычная почта. Вот некоторые правила этикета, которые следует и не следует учитывать при составлении заметок по электронной почте.
- Подготовить. Прежде чем начать вводить электронное письмо, будь то начальная заметка или ответ, вы должны спросить себя, что именно вы хотели бы сообщить. Короче говоря, какова ваша цель для написания? Как только вы знаете, вы можете перечитать заполненное электронное письмо перед отправкой, чтобы убедиться, что вы достигли своей цели. Если это делает оценку, тогда пошлите это; если текст сбивает с толку, резок или неясен, то, возможно, вам следует начать заново.
- Связь. Помните, что вы общаетесь с реальным человеком, который получит эту почту. Имея это в виду, вы должны обратиться к человеку по имени и быть уважительным. Если это ответ на полученное электронное письмо, вы должны уделить время, чтобы ответить на любые вопросы или запросы в начале заметки.
- Вдох. Мы все были виновны в том или ином моменте, потеряв самообладание. Если вы получили электронное письмо, которое вас злит или расстраивает, не отвечайте тем же. Двигайтесь по большой дороге и либо отвечайте только для подтверждения получения, либо не торопитесь с ответом, чтобы успокоиться и ответить хорошо продуманным сообщением. Вы никогда не хотите отвечать на электронную почту (или любую другую форму общения) в гневе. Когда мы злимся, мы склонны говорить (или писать) то, что мы не имеем в виду или не должны говорить. Помните, что как только ваше письмо будет отправлено, оно будет всегда.
- Будь прозрачным. Ваша тема должна быть точным представлением того, почему вы связываетесь с получателем. Используйте фразы, которые относятся к теме письма. Это верно независимо от того, пишете ли вы деловую или личную электронную почту. Например, если вы пишете электронное письмо своей маме о ее визите на следующей неделе, ваша тема должна выглядеть примерно так: «Ваш визит».
- Исследовательская работа. Если вы отправляете электронное письмо деловому партнеру, вам следует использовать его или ее фамилию и должность. Проведите исследование и правильно обратитесь к получателю. К президенту компании можно отнести либо мистера Тейлора, либо президента Тейлора.
- Проверка орфографии. Использование проверки орфографии важно, когда вы общаетесь в письменной форме. Когда вы отправляете заметку, полную ошибок, она сообщает, что вы небрежны или что вы не обращаете внимания на детали. Старайтесь всегда запускать проверку орфографии или используйте программу, которая автоматически корректирует. А затем прочитайте его еще раз, чтобы убедиться, что слова, которые вы хотели использовать, не были автоматически исправлены к чему-то другому.
- Корректировать. Вы должны потратить дополнительные несколько секунд или минут, которые необходимы для быстрой проверки любого письма, которое вы планируете отправить. Не торопитесь, чтобы отредактировать любые неуклюжие предложения или поместить недостающие знаки препинания.
- Следи за тоном. Иногда электронное письмо может отличаться от того, что вы хотели. Тон вашего письма очень важен и так же важен, как и ваше сообщение. Поскольку это письменное общение, вы должны убедиться, что ваш тон приятный и что он является истинным представлением того, что вы хотите сказать. Помните, что ваш получатель не может услышать смешок в вашем голосе или увидеть улыбку на вашем лице. Если вы не хотите вводить предисловие ко всему, что пишете, следует избегать любого языка в электронном письме, который может быть неверно истолкован каким-либо образом.
- Будь коротким и сладким. Старайтесь не писать роман, когда пишете. Большинство людей действительно не хотят так много читать по электронной почте. Если электронное письмо обязательно длинное, постарайтесь помочь получателю, выделив ключевые понятия, используя маркеры или подытожив тему в первом абзаце.
- Общайся хорошо. Вы не хотите сбивать с толку своего читателя, поэтому найдите время, чтобы быть ясными и краткими в своем письме. Если вы пишете другу по электронной почте, вы можете быть более непринужденным в своем стиле письма. Однако, если это деловое общение, используйте правильную грамматику и избегайте использования символов или смайликов, которые делают вас менее профессиональным.
Электронная почта очень популярна. Потратьте время, чтобы применить Золотое правило, и вы пройдете долгий путь к тому, чтобы стать профессиональным мастером сетевого этикета.
Отредактированный Дебби Мэйн