Большинству организаций, в которых работает более нескольких человек, необходима сильная коммуникационная стратегия как для внутренних, так и для внешних коммуникаций. Сотрудники должны знать о важных вещах, будь то уведомления об изменениях политики, повседневных процедурах или чем-то еще под солнцем.
Это также включает разработку плана переезда в офис и разработку контрольного списка для переезда.
Хотя вы можете подумать, что при планировании переезда в офисе так много шагов, что у вас нет времени, чтобы даже подумать о коммуникациях, вам действительно нужно потратить день или два, чтобы создать надежную стратегию, которая будет информировать как сотрудников, так и ваших клиентов. о предстоящих изменениях.
Очень важно, что вы хотите, чтобы ваши сотрудники принимали непосредственное участие в переезде, поскольку они, скорее всего, больше всего пострадают от переезда.
Ключевые внутренние сообщения
Ключевые сообщения должны включать сроки, упаковку, закрытие офиса, новую планировку офиса и подробности о новом месте.
- Временная шкала : убедитесь, что вы перечислили все ключевые шаги движения, чтобы все знали, что ожидать и когда.
- Инструкции по упаковке : Предоставьте сотрудникам инструкции о том, как упаковать свои офисы или помещения для переезда. Это должно включать, где взять упаковочные материалы, что они несут ответственность за упаковку и сроки.
- Предварительное уведомление о закрытии любого офиса : во время переезда вам может потребоваться закрыть офис, чтобы обеспечить окончательную упаковку и перемещение офисного оборудования и мебели. Убедитесь, что ваши сотрудники знают об этих датах, и если и как бизнес будет продолжаться во время переезда, и как это повлияет на их график работы и рабочую нагрузку.
- Новый офисный план : Персонал захочет заранее узнать, как будет выглядеть новое помещение и как будут создаваться офисы. У них все еще будет свое собственное пространство, или они теперь будут в кабине или открытой планировке? Убедитесь, что вы создали способ информировать персонал о том, как может измениться их рабочее пространство.
- Новое местоположение, возможность парковки и поездок на работу : предоставьте сотрудникам всю необходимую им информацию о новом месте, чтобы они могли подготовить транспорт к новому месту.
Способы информирования персонала о целях
Способ доставки сообщения должен определяться типом сообщения. Например, график может быть легко доставлен через интранет вашей компании; тогда как закрытие офиса лучше всего представить на собрании персонала, чтобы можно было задавать вопросы и отвечать на них.
- Интранет : для тех компаний или организаций, которые имеют интранет, обычно это лучшая платформа для большинства сообщений. Это позволяет легко обновлять файлы и информацию, которые могут быть доступны всем сотрудникам.
- Личные встречи . Независимо от того, что говорится в сообщении, собрания персонала являются хорошим местом для объявлений и дают возможность сотрудникам провести полное обсуждение. Вы также можете использовать время встречи, чтобы проверить, как будет передаваться информация, чтобы сотрудники знали, что их будут информировать.
- Электронная почта : хотя электронная почта проста, это не всегда лучший способ передачи информации. Вы не хотите отправлять так много электронных писем, чтобы люди не могли найти информацию, когда им это нужно. Если вы используете электронную почту, убедитесь, что вы используете ее только для того, чтобы люди знали, где они могут получить информацию.
- Общие папки . Если у вас нет интрасети, создайте общую папку на сетевом диске, к которой каждый может получить доступ.
- Доска объявлений : Вы можете использовать физическое пространство для размещения информации. Люди могут часто проверять это, и это также обеспечивает место, где люди могут собираться и обсуждать свои проблемы.